Conflicten oplossen met mediation

22 juli 2020

Bij conflicten of hevig oplaaiende spanningen is de toepassing van mediation een interessante strategie. Een neutrale bemiddelingsdeskundige (‘mediator’) begeleidt de communicatie en onderhandelingen tussen twee of meer partijen. Tom Koot is als mediator gespecialiseerd in het oplossen van conflicten bij onderwijsorganisaties. Hij wordt regelmatig ingeschakeld in situaties waarin mensen ‘niet meer door één deur kunnen’.

In wat voor soort conflictueuze situaties kan mediation uitkomst bieden?

“Er zijn verschillende toepassingen van mediation. Zo is er arbeidsmediation.  Het gaat dan om spanningen in de arbeidsrelatie waarbij de ene partij meent dat de andere partij haar dwarsboomt. Bijvoorbeeld in de samenwerking tussen collega’s, ontslagzaken, problemen rond reïntegratie, ongewenste omgangsvormen of de verdeling van budgetten over afdelingen. Binnen het onderwijs kan het ook gaan om spanningen in de sociaal-emotionele sfeer en op taakinhoudelijk gebied. Zoals spanningen tussen school en ouders, spanningen in of tussen groepen, zoals vaksecties, afdelingen, onderbouw-bovenbouw, tussen bovenschools bestuur en locatiedirectie. Of spanningen tussen een individu en het team. Als onafhankelijk bemiddelaar heb je geen enkel belang bij de inhoud. Het enige belang is dat mensen weer met elkaar gaan spreken vanuit belangen en respect en niet vanuit standpunten en het eigen gelijk. Daarnaast ben ik ook vertrouwenspersoon in een aantal organisaties. Ik kan dus vanuit die rol mediation adviseren, waarbij de mogelijkheid er is de klacht wel formeel te handhaven.” 

Als betrokken partijen meewerken kan mediation veel stress, verdriet én geld schelen. Kun je – geanonimiseerd – enkele concrete situaties schetsen waarin je actief was als mediator?

“Een leidinggevende heeft moeite met het gedrag van een docent. De locatiedirecteur van de school vraagt mediation aan voor deze partijen die er wel samen uit willen komen en het niet tot een procedure te laten komen. Het is wel: ‘ik eruit of hij eruit’. Na de mediation is er meer begrip gekomen voor de standpunten van de ander en wat de denkwijze is van de ander. Daardoor zijn beiden weer bereid om over gezamenlijke belangen te spreken en wat de ander nodig heeft om goed te functioneren.” 

“Een collega verzet zich tegen een leidinggevende en meent dat deze niet goed functioneert. Beide partijen willen eruit komen. Het blijkt dat beiden gesolliciteerd hadden naar de functie van leidinggevende; een van hen is het geworden. Men kende echter ‘het verhaal’ van de ander niet. Door dat open te leggen ontstond er wederzijds begrip en kwam er rust door zich te richten op gezamenlijke belangen.”

Wat zie je als voorwaarden voor succesvolle mediation?

“Een basisvoorwaarde is dat beide partijen bereid zijn eruit te komen. Zij moeten ook de communicatieve vaardigheid hebben om te kunnen onderhandelen en ook de ruimte hebben om te onderhandelen. Partijen moeten vertrouwen hebben in de vaardigheden van de mediator om hen te helpen eruit te komen. En zij spreken zich uit om geheimhouding te betrachten. Daar tekenen zij ook een verklaring voor. Tenslotte is een neutrale omgeving ook belangrijk. Partijen moeten niet het gevoel krijgen dat het gesprek ‘gestuurd’ wordt en dat er andere belangen spelen dan die van henzelf. Maar het meest cruciale is dat partijen uit vrije wil mee doen. Zij zijn niet gedwongen, op welke manier dan ook, aan de mediation deel te nemen

Wanneer kan van mediation geen heil meer worden verwacht?

“Heel belangrijk bij mediation is dat beide partijen de intentie hebben eruit te willen komen. Dus er moet onderhandelingsbereidheid en onderhandelingsruimte zijn.  Soms kan een sterke escalatie mediation in de weg staan. Dan is het heel moeilijk om weer tot elkaar te komen vanuit gezamenlijke belangen en de constructieve dialoog. De standpunten over en weer zijn dan zo verhard, dat partijen er niet over willen spreken.” 

Wat is jouw persoonlijke drijfveer om naast je werk als adviseur en coach actief te zijn als mediator?

“Ik merkte de afgelopen jaren dat ik steeds vaker werd in gezet bij het oplossen van conflicten. In mijn rol als vertrouwenspersoon, maar ook op andere manieren. Ik zocht naar een professioneel kader voor het omgaan met conflicten. Ik ben zelf iemand die altijd op zoek gaat naar harmonie. Geïnteresseerd in de vraag: hoe komt het dat mensen in deze situatie verzeild zijn geraakt jegens elkaar? Ik ben, ook door opvoeding en geloof, geneigd het goede in iedere mens te zien. Ik weet dat we allemaal unieke mensen zijn en dat we elkaar dus niet altijd helemaal begrijpen. Er is wel een keuze hoe je daar mee omgaat. Mijn persoonlijke drijfveer is dus om mensen te helpen nieuwe wegen te gaan, opnieuw te gaan leven.”
 

Wat zijn ethische uitgangspunten voor je?

“Binnen het professionele kader van mediation word je geacht zeven basiswaarden te volgen: integriteit, waarborgen van de autonomie van de partijen, onafhankelijkheid, onpartijdigheid, transparantie en vertrouwelijkheid en competentie. Dat luistert heel precies. Verstoring van een van deze waarden kan het mediation proces tenietdoen, omdat partijen het vertrouwen verliezen in de mediator of in elkaar.  Er kan een situatie voorkomen dat er sprake is van een morele bedreiging; je weet wat geboden is maar je wilt toch anders handelen. Het onterecht declareren van voorbereidingsuren is onoorbaar weet iedereen, toch is het soms aanlokkelijk eigen belang voor te laten gaan voor moraal. Maar ook een te vertrouwde omgang met een van de partijen of extra inspanning om een commercieel traject te behouden liggen op de loer. Daarom is transparantie essentieel. Wordt de mediator gebeld door een van de partijen of ontmoet hij deze buiten de mediation om dan geeft hij aan waar de grens ligt van wat bespreekbaar is. Ik treed altijd in contact met een collega- mediator als ik aanvoel dat er mogelijk een grens gepasseerd kan gaan worden. Registermediators hebben zelfs de plicht hun beroepsmoraal te onderzoeken en te bewaken door educatie, collegiale consultatie en zelfs tuchtrechtelijk toezicht.”  

De inzet van mediation in het onderwijs lijkt toe te nemen.

“Het werk van bestuurders, teamleiders, docenten en andere medewerkers is flink onder druk gekomen door soms botsende verwachtingen en belangen van partijen met een eigen perspectief. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin de school en ouders bij een bepaald onderwerp er samen niet uitkomen en de zaak op scherp komt te staan. Ik zie in mijn praktijk inderdaad dat mediation steeds meer overwogen wordt. Een directielid gaf me onlangs aan dat hij verrast was door de mogelijkheden die mediation biedt. Zijn beeld was compleet veranderd. Vroeger ervoer hij mediation als een zwaktebod: ‘Je bent niet zelf in staat om het op te lossen’.  Nu raadt hij mensen aan om bij mogelijke dreiging van conflicten te gaan mediaten. Om zo het conflict vóór te zijn.” 

 

Meer weten? Neem contact op met Tom Koot. 

 

Geïnteresseerd?

Neem dan contact op met:

Drs. Tom Koot
Adviseur
06-53818140

E-mail Tom